Себестоимость складывается из прямых затрат (препараты, расходные материалы, время врача) и доли накладных расходов (аренда, коммунальные услуги, амортизация оборудования). Для точного расчёта используйте почасовую ставку персонала и фактический расход медикаментов на процедуру. Рекомендуем вести учёт в разрезе каждого вида услуг — приём, операция, стационар.

На рынке есть несколько решений: VetCRM, PetSoft и CloudVet. При выборе обращайте внимание на возможность ведения карт пациентов, интеграцию с кассой и складским учётом, а также на наличие напоминаний для владельцев. Для небольшой клиники подойдёт облачная версия, для сети — решение с централизованным управлением.

Обязательны: журнал учёта лекарственных средств, температурные листы для холодильного оборудования, акты списания просроченных препаратов и рецептурные бланки. Все документы должны храниться не менее трёх лет. Рекомендуем проводить ежемесячную сверку фактических остатков с данными учётной системы.

Оптимальная периодичность — один раз в квартал. В ходе аудита проверяются: наличие и правильность заполнения журналов, соблюдение сроков хранения рецептов, условия хранения препаратов, своевременность списания. По результатам составляется чек-лист и план корректирующих мероприятий.

Самые распространённые: отсутствие температурных листов, неправильное оформление актов уничтожения просроченных препаратов, несвоевременная сверка остатков, отсутствие рецептов на контролируемые вещества. Чтобы избежать штрафов, внедрите регулярный внутренний контроль и обучите персонал правилам документооборота.

Используйте CRM или специализированную учётную систему с модулем складского учёта. Важно настроить: приходование препаратов по партиям и срокам годности, автоматическое списание при оказании услуг, контроль минимальных остатков и уведомления о приближающемся сроке годности. Интеграция с кассой позволит избежать расхождений между фактическим расходом и отчётностью.